プロセスの自動化：チームを解放する方法

ほぼすべての企業で、チームの時間の膨大な部分が、繰り返しの価値の低い作業に費やされています。あるシステムから別のシステムへのデータのコピー、毎週同じレポートの作成、フォローアップメールの転送、フォームの確認などです。そうした仕事は退屈なだけでなく、高くつき、エラーが起こりやすいものです。業務プロセスの自動化はそれを引き受け、人々を、本当に価値をもたらすこと、すなわち考え、決め、顧客に応対することに時間を使えるよう解放します。

この記事では、どのプロセスを自動化すべきか、どのようなテクノロジーがあるか、そして本当に時間を節約し、新たな問題を生まないよう自動化にどう取り組むかを説明します。

どのプロセスを自動化すべきか

すべてが自動化に値するわけではありませんが、よい候補にははっきりとしたサインがあります。繰り返しが多く頻繁で、明確なルールに基づき、多くの時間を消費し、人為的ミスが起こりやすく、複数のシステムをつなぐ作業です。請求、従業員のオンボーディング、注文管理、レポート生成、定型的な問い合わせへの対応といったプロセスは、即座の投資対効果をもたらすことが多いものです。ルールは単純です。人が繰り返しの予測可能なことを何度も行っているなら、おそらく自動化できます。

自動化のテクノロジー

問題に応じて、しばしば組み合わせられる、いくつかのアプローチがあります。

• workflow：プロセスの各ステップ、承認、通知を統制する。
• 統合（API）：システムをつなぎ、データが自動で流れるようにする。
• RPA：APIのないシステムで人間の操作を模倣するロボット。
• AIによる自動化：テキストの解釈や判断を要する作業を処理する。
• ビジネスルール：定義された条件に応じた自動的な意思決定。

workflow、統合、RPA

違いを理解しておくとよいでしょう。workflowと統合による自動化は最も堅固です。システムをAPIでつなぎ、介入なしに、信頼でき保守しやすい形でデータを循環させます。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、人がインターフェース上で行うクリックを模倣するもので、古いシステムが他の統合手段を提供しない場合に有用ですが、より脆弱です。そしてAIは、メールの分類や文書からのデータ抽出など、かつては人間の判断を要した作業の自動化を可能にします。選択はケースによります。

正しく自動化する：まずプロセスから

最もよくある間違いは、悪いプロセスを自動化することです。自動化する前に、プロセスを理解し、必要なら再設計しなければなりません。不要なステップを取り除き、単純化し、ルールを明確にするのです。込み入ったプロセスを自動化すれば、その複雑さを固定化し、後で変えるのをさらに難しくするだけです。正しい順序は、プロセスを理解し、最適化し、そうして初めて自動化することです。そうすれば節約は本物になり、ソリューションは保守可能になります。

パイロットから始める

自動化に取り組む最も安全な方法は、業務全体を一気に変革しようとすることではなく、よく選ばれたパイロットプロジェクトから始めることです。具体的で、痛みを伴い、測定可能な一つのプロセスで、素早く価値を示すのに役立つものです。まずそのケースを自動化することで、システムがどう動くかを学び、実際の労力を見積もり、何より、組織の他の人々を納得させる目に見える成功を生み出せます。その最初の結果を手にすれば、他のプロセスへ広げるのははるかに容易になります。チームはすでにアプローチを信頼し、それがもたらすものを理解しているからです。一方、すべてを一度に自動化しようとすることは、リスクを何倍にもし、たいてい挫折に終わります。

自動化の投資対効果

よい自動化の投資対効果は、たいてい素早く明確です。解放される労働時間、減るエラー、より速いプロセス、人員を増やさずに高まる処理能力です。しかし利点はコスト削減にとどまりません。退屈な作業から解放されたチームはより意欲的になり、その才能を大切なことに注ぎます。節約された時間と回避されたエラーを測定することで、価値を示し、次に何を自動化するかを決められます。

AxiomTechでは、各ケースに適したテクノロジー（workflow、統合、RPA、AI）で業務プロセスを自動化し、必要なら事前に再設計します。チームが繰り返しの作業に時間を奪われている方は、ご相談いただければどこに節約の余地があるかをお示しします。