Software de gestão de processos: o que centralizar

Gerir um escritório é, em essência, gerir muitos processos ao mesmo tempo, cada um com as suas partes, os seus documentos, os seus prazos e os seus tempos. Quando essa informação se reparte entre pastas, e-mails e folhas de cálculo, o custo não é só o tempo perdido a procurar: é o risco real de incumprir um prazo, de perder horas faturáveis sem registar e de não saber que processos são rentáveis. Um software de gestão de processos bem desenhado converte essa desorganização em controlo, rastreabilidade e rentabilidade.

Neste artigo revemos o que deve centralizar uma boa plataforma de gestão de processos, que integrações são imprescindíveis e porque é que muitos escritórios acabam por precisar de uma solução à medida.

O que resolve um sistema de gestão de processos

O objetivo é centralizar toda a vida de cada assunto num único sistema. Em vez de procurar em vários sítios, a equipa trabalha sobre uma só fonte de verdade que liga cada dossier aos seus documentos, aos seus prazos, às suas comunicações, aos tempos dedicados e à sua faturação.

• Dossiers: ficha completa de cada processo, com partes, estado e histórico.
• Documentos: arquivo centralizado, versionado e associado ao processo.
• Prazos e agenda: controlo de vencimentos com alertas automáticos.
• Tempos: registo de horas dedicadas para faturação e rentabilidade.
• Faturação: notas de honorários a partir dos tempos e despesas do processo.
• Comunicação: histórico de e-mails e contactos com o cliente e terceiros.

Controlo de prazos: o risco número um

No âmbito jurídico, um prazo incumprido pode ter consequências graves para o cliente e para a responsabilidade do escritório. Por isso o controlo de vencimentos é a função mais crítica de qualquer sistema de gestão de processos. Um bom software regista cada prazo, lança alertas com antecedência suficiente e deixa registo de que se atuou a tempo, eliminando o risco de algo escapar entre o volume de assuntos.

Tempos, faturação e rentabilidade

O tempo do advogado é o principal ativo do escritório, mas muitas horas faturáveis perdem-se por não serem registadas. Um sistema que facilite o registo de tempos (idealmente integrado no próprio fluxo de trabalho) recupera essas receitas e permite gerar notas de honorários com um clique. Além disso, ao cruzar tempos e honorários com cada processo, o escritório descobre finalmente que tipos de assunto e que clientes são realmente rentáveis.

Portal do cliente e transparência

Os clientes valorizam cada vez mais a transparência. Um portal onde o cliente consulte o estado do seu assunto, aceda aos seus documentos e comunique com o escritório melhora a perceção do serviço e reduz as chamadas e e-mails de acompanhamento. Essa transparência, bem gerida, converte-se num diferenciador face a escritórios mais opacos.

Integrações imprescindíveis

Um sistema de gestão de processos não vive isolado. Deve integrar-se com o e-mail para arquivar comunicações, com a assinatura eletrónica para os documentos, com a contabilidade para as notas de honorários e, muitas vezes, com a automatização de documentos para gerar peças a partir do próprio dossier. Estas integrações, via API, são as que convertem o sistema no verdadeiro centro operacional do escritório.

Produto padrão ou solução à medida

Para escritórios com processos padrão, um produto de catálogo pode bastar. Mas quando a forma de trabalhar tem particularidades (áreas de prática específicas, vários escritórios ou sedes, integrações com sistemas legados, requisitos de confidencialidade rigorosos), os modelos genéricos acabam por limitar. Aí uma solução à medida, ou um núcleo à medida apoiado em serviços padrão, oferece o controlo necessário sem reinventar o comum.

Na AxiomTech construímos software de gestão de processos à medida, seguro e integrado com o teu e-mail, a tua assinatura e a tua contabilidade. Se o teu escritório se tornou pequeno em pastas e folhas de cálculo, falemos e propomos-te o passo seguinte.