Softver za upravljanje predmetima: šta centralizovati

Upravljati kancelarijom u suštini znači upravljati mnogo predmeta istovremeno, svaki sa svojim strankama, dokumentima, rokovima i vremenima. Kada se te informacije raspoređuju po fasciklama, e-porukama i tabelama, cena nije samo izgubljeno vreme na traženje: to je stvarni rizik od propuštanja roka, od gubitka naplativih sati bez evidencije i od nepoznavanja toga koji su predmeti isplativi. Dobro projektovan softver za upravljanje predmetima pretvara taj nered u kontrolu, sledljivost i isplativost.

U ovom članku prolazimo kroz to šta treba da centralizuje dobra platforma za upravljanje predmetima, koje su integracije neophodne i zašto mnoge kancelarije na kraju zahtevaju rešenje po meri.

Šta rešava sistem za upravljanje predmetima

Cilj je centralizovati ceo život svakog predmeta u jednom sistemu. Umesto da se traži na više mesta, tim radi na jednom izvoru istine koji povezuje svaki spis sa njegovim dokumentima, rokovima, komunikacijom, utrošenim vremenima i fakturisanjem.

• Spisi: kompletan karton svakog predmeta, sa strankama, statusom i istorijatom.
• Dokumenti: centralizovana arhiva, verzionisana i povezana sa predmetom.
• Rokovi i kalendar: kontrola dospeća sa automatskim upozorenjima.
• Vremena: evidencija utrošenih sati za fakturisanje i isplativost.
• Fakturisanje: troškovnici na osnovu vremena i troškova predmeta.
• Komunikacija: istorijat e-pošte i kontakata sa klijentom i trećim stranama.

Kontrola rokova: rizik broj jedan

U pravnoj oblasti, propušten rok može imati ozbiljne posledice za klijenta i za odgovornost kancelarije. Zato je kontrola dospeća najkritičnija funkcija svakog sistema za upravljanje predmetima. Dobar softver beleži svaki rok, pokreće upozorenja sa dovoljnim vremenom unapred i ostavlja dokaz da je postupljeno na vreme, uklanjajući rizik da nešto promakne usred obima predmeta.

Vremena, fakturisanje i isplativost

Vreme advokata je glavna imovina kancelarije, ali mnogo naplativih sati se gubi jer se ne evidentira. Sistem koji olakšava evidenciju vremena (idealno ugrađen u sam tok rada) vraća te prihode i omogućava generisanje troškovnika jednim klikom. Pored toga, ukrštanjem vremena i honorara sa svakim predmetom, kancelarija konačno otkriva koje vrste predmeta i koji klijenti su zaista isplativi.

Portal za klijente i transparentnost

Klijenti sve više cene transparentnost. Portal na kojem klijent proverava status svog predmeta, pristupa svojim dokumentima i komunicira sa kancelarijom poboljšava percepciju usluge i smanjuje pozive i e-poruke za praćenje. Ta transparentnost, dobro vođena, postaje diferencijator u odnosu na netransparentnije kancelarije.

Neophodne integracije

Sistem za upravljanje predmetima ne živi izolovano. Mora se integrisati sa e-poštom radi arhiviranja komunikacije, sa elektronskim potpisom za dokumente, sa računovodstvom za troškovnike i, često, sa automatizacijom dokumenata radi generisanja podnesaka direktno iz spisa. Te integracije, preko API-ja, su ono što sistem pretvara u stvarni operativni centar kancelarije.

Standardni proizvod ili rešenje po meri

Za kancelarije sa standardnim procesima, proizvod iz kataloga može biti dovoljan. Ali kada način rada ima posebnosti (specifične oblasti prakse, više kancelarija ili sedišta, integracije sa nasleđenim sistemima, strogi zahtevi poverljivosti), generički šabloni na kraju ograničavaju. Tu rešenje po meri, ili jezgro po meri oslonjeno na standardne servise, pruža neophodnu kontrolu bez ponovnog izmišljanja uobičajenog.

U AxiomTech-u gradimo softver za upravljanje predmetima po meri, bezbedan i integrisan sa tvojom e-poštom, tvojim potpisom i tvojim računovodstvom. Ako je tvoja kancelarija prerasla fascikle i tabele, hajde da popričamo i predložimo ti sledeći korak.