Automatizacija procesa: kako osloboditi svoj tim

U skoro svim preduzećima ogroman deo vremena tima troši se na ponavljajuće zadatke male vrednosti: kopiranje podataka iz jednog sistema u drugi, izrada istog izveštaja svake nedelje, prosleđivanje e-pošte za praćenje, pregledanje formulara. Taj posao je, pored toga što je dosadan, skup i sklon greškama. Automatizacija poslovnih procesa preuzima ga na sebe, oslobađajući ljude da svoje vreme posvete onome što zaista donosi vrednost: razmišljanju, odlučivanju i brizi o klijentima.

U ovom članku objašnjavamo koje procese vredi automatizovati, koje tehnologije postoje i kako pristupiti automatizaciji da bi zaista uštedela vreme i ne stvorila nove probleme.

Koje procese vredi automatizovati

Ne zaslužuje sve da bude automatizovano, ali postoje jasni znaci dobrih kandidata: ponavljajući i česti zadaci, zasnovani na jasnim pravilima, koji troše mnogo vremena, koji su skloni ljudskim greškama i koji povezuju više sistema. Procesi poput fakturisanja, uvođenja zaposlenih, upravljanja porudžbinama, izrade izveštaja ili odgovaranja na uobičajene zahteve obično nude trenutni povraćaj. Pravilo je jednostavno: ako osoba radi nešto ponavljajuće i predvidljivo mnogo puta, verovatno se to može automatizovati.

Tehnologije automatizacije

Postoji nekoliko pristupa, često kombinovanih, u zavisnosti od problema:

• Workflow: orkestriranje koraka, odobrenja i obaveštenja procesa.
• Integracija (API-ji): povezivanje sistema da podaci sami teku.
• RPA: roboti koji oponašaju ljudske radnje u sistemima bez API-ja.
• Automatizacija sa AI: obrada zadataka koji zahtevaju tumačenje teksta ili odluke.
• Poslovna pravila: automatske odluke prema definisanim uslovima.

Workflow, integracija i RPA

Vredi razumeti razliku. Automatizacija preko workflow-a i integracije je najčvršća: povezuje sisteme putem njihovih API-ja da podaci kruže bez intervencije, pouzdano i održivo. RPA (robotska automatizacija procesa) oponaša klikove osobe na interfejsu i korisna je kada stari sistem ne nudi drugi način integracije, ali je krhkija. A AI omogućava automatizaciju zadataka koji su ranije zahtevali ljudski sud, poput razvrstavanja e-pošte ili izvlačenja podataka iz dokumenata. Izbor zavisi od slučaja.

Automatizovati dobro: prvo proces

Najčešća greška je automatizovati loš proces. Pre automatizacije, treba razumeti i, ako je potrebno, redizajnirati proces: ukloniti nepotrebne korake, pojednostaviti i razjasniti pravila. Automatizacija zamršenog procesa samo kristalizuje njegovu složenost i čini ga težim za kasniju promenu. Ispravan redosled je: razumeti proces, optimizovati ga, i tek tada automatizovati. Tako je ušteda stvarna, a rešenje održivo.

Početi od pilota

Najsigurniji način da se pristupi automatizaciji nije baciti se na transformaciju cele operacije odjednom, već početi od dobro izabranog pilot projekta: konkretan, bolan i merljiv proces, koji služi da se brzo dokaže vrednost. Automatizovanje prvo tog slučaja omogućava da se nauči kako sistemi rade, da se proceni stvarni napor i, pre svega, da se stvori opipljiv uspeh koji ubedi ostatak organizacije. Sa tim prvim rezultatom u rukama, proširenje na druge procese je mnogo lakše, jer tim već veruje pristupu i razume šta donosi. Želja da se sve automatizuje odjednom, naprotiv, umnožava rizik i obično se završava frustracijom.

Povraćaj od automatizacije

Povraćaj od dobre automatizacije obično je brz i jasan: oslobođeni radni sati, manje grešaka, brži procesi i veći kapacitet bez potrebe za proširenjem osoblja. Ali korist ide dalje od uštede troškova: tim koji prestaje da radi zamorne zadatke je motivisaniji i posvećuje svoj talenat onome što je bitno. Merenje ušteđenog vremena i izbegnutih grešaka omogućava da se dokaže vrednost i odluči šta sledeće automatizovati.

U AxiomTech-u automatizujemo poslovne procese tehnologijom prilagođenom svakom slučaju (workflow, integracija, RPA ili AI), prethodno redizajnirajući ono što je potrebno. Ako tvoj tim gubi sate na ponavljajuće zadatke, hajde da razgovaramo i pokažemo ti gde je ušteda.