Automatizacija pravnih dokumenata: kako funkcioniše

Ogroman deo pravnog posla sastoji se u izradi dokumenata: ugovora, podnesaka, mišljenja, opomena. Raditi to ručno, kopiranjem i lepljenjem iz prethodnih verzija, sporo je, sklono greškama i teško održati doslednim. Automatizacija pravnih dokumenata menja tu jednačinu: iz pametnih šablona i podataka predmeta, sistem generiše ispravne dokumente za nekoliko minuta. Dobro sprovedena, ona je jedna od najneposrednijih poluga produktivnosti za svaku kancelariju ili pravno odeljenje.

U ovom članku objašnjavamo kako funkcioniše automatizacija dokumenata, šta je upravljanje životnim ciklusom ugovora (CLM) i šta je potrebno da bi se izgradio sistem koji zaista štedi vreme.

Šta je automatizacija dokumenata

Automatizacija dokumenata sastoji se u razdvajanju fiksnog sadržaja dokumenta (teksta koji se ponavlja) od promenljivih (strana, datuma, klauzula koje se menjaju prema predmetu). Pomoću pametnih šablona koji ugrađuju te promenljive i pravila, sistem pita samo ono što je neophodno i generiše kompletan i koherentan finalni dokument. Ono što je ranije iziskivalo sate ručnog uređivanja sada se rešava za nekoliko minuta, sa manje grešaka i potpunom doslednošću.

Pametni šabloni i uslovne klauzule

Ključ dobrog sistema je u šablonima sa logikom. Ne radi se samo o popunjavanju praznina: pametan šablon uključuje uslovne klauzule koje se pojavljuju ili nestaju u zavisnosti od odgovora, automatska izračunavanja i validacije koje sprečavaju nedoslednosti. Tako jedan isti model ugovora služi za mnogo scenarija bez potrebe da se održava desetine verzija, i smanjuje se rizik od korišćenja pogrešne klauzule.

Upravljanje životnim ciklusom ugovora (CLM)

Generisanje dokumenta je tek početak. Upravljanje životnim ciklusom ugovora (CLM, contract lifecycle management) pokriva sve što sledi: pregovore i kontrolu verzija, elektronski potpis, centralizovano čuvanje i, pre svega, praćenje dospeća i obnova. Dobar CLM sprečava klasičan problem ugovora koji se automatski obnove ili isteknu a da niko ne primeti, sa troškom i rizikom koje to nosi.

Koje dokumente vredi automatizovati

Ne vredi sve automatizovati, ali postoje jasni kandidati gde je povrat neposredan:

• Ponavljajući ugovori: zakup, pružanje usluga, poverljivost.
• Standardizovani podnesci: tužbe i opomene sa zajedničkom strukturom.
• Korporativna dokumentacija: zapisnici, punomoćja i česti sporazumi.
• Masovne komunikacije: obaveštenja i opomene većem broju primalaca.

Integracija sa upravljanjem predmetima

Automatizacija pruža maksimalnu vrednost kada se integriše sa sistemom za upravljanje predmetima: dokument se generiše direktno sa podacima spisa, arhivira se povezan sa predmetom i spreman je za potpis, bez ponovnog prekucavanja. Povezana takođe sa elektronskim potpisom i e-poštom, generisanje dokumenata prestaje da bude ostrvo i postaje tečan deo toka rada kancelarije.

Po meri ili gotov proizvod iz kataloga

Postoje alati iz kataloga koji automatizuju dokumente za standardne slučajeve. Ali kada su tvoji šabloni, tvoja logika klauzula ili tvoja integracija sa internim sistemima deo tvoje efikasnosti, rešenje po meri (ili jezgro po meri oslonjeno na standardne servise) pruža fleksibilnost koju generički šabloni ne daju.

U AxiomTech-u gradimo sisteme za automatizaciju dokumenata i CLM po meri, integrisane sa tvojim upravljanjem predmetima i tvojim elektronskim potpisom. Ako proizvodiš mnogo dokumenata ručno, hajde da popričamo i pokažemo ti koliko vremena možeš da povratiš.