Digitalizar a gestão pública: processos e procedimentos

A face visível da administração digital são os procedimentos do cidadão, mas o verdadeiro estrangulamento costuma estar dentro: nos processos internos que tramitam cada pedido, gerem a contratação pública ou coordenam os departamentos. Quando esses processos continuam em papel e em aplicações isoladas, a administração é lenta, opaca e dispendiosa, por muito moderno que seja o seu site. Digitalizar a gestão interna é o que de facto transforma o serviço público.

Neste artigo revemos que processos internos convém digitalizar, o que traz a gestão eletrónica de processos e por que muitas administrações acabam por precisar de soluções à medida.

Por que importa a gestão interna

Um cidadão pode apresentar um pedido digital em segundos, mas se depois esse pedido for impresso e circular numa pasta de secretária em secretária, não digitalizámos nada: apenas movemos o papel um passo. A eficiência real chega quando todo o procedimento, desde o registo até à decisão e à notificação, é digital e rastreável. É aí que se reduzem os prazos, se eliminam erros e se ganha a transparência que a cidadania exige.

O que digitalizar

As áreas da gestão pública onde a digitalização traz mais valor são:

• Gestão de processos: tramitação eletrónica completa, sem papel.
• Fluxos de trabalho: circuitos de assinatura, pareceres e aprovações digitais.
• Contratação pública: concurso eletrónico e acompanhamento de contratos.
• Recursos humanos: gestão de pessoal, vencimentos e formação.
• Gestão económica: orçamento, contabilidade e fiscalização.
• Atendimento e registo: entrada única ligada à tramitação.

Gestão eletrónica de processos

O processo eletrónico é o núcleo da administração digital interna. Reúne num único lugar todos os documentos, pareceres, assinaturas e atuações de um procedimento, com rastreabilidade completa de quem fez o quê e quando. Isto não só acelera a tramitação: facilita a prestação de contas, simplifica as auditorias e permite ao cidadão conhecer o estado do seu assunto em tempo real, reforçando a confiança na administração.

Fluxos de trabalho e assinatura

Grande parte da lentidão administrativa vem dos circuitos de assinatura e aprovação. Digitalizar esses fluxos de trabalho (cada documento é enviado automaticamente a quem deve emitir parecer ou assiná-lo, com avisos e prazos) elimina os tempos mortos e os transportes de papel. A assinatura eletrónica integrada no fluxo permite resolver em horas aquilo que antes exigia dias de circulação física entre gabinetes.

Interoperabilidade: não pedir o que já consta

Um princípio essencial da administração moderna é não exigir ao cidadão documentos que já estão na posse de outra administração. Isto só é possível se os sistemas forem interoperáveis e puderem trocar dados de forma segura através de plataformas comuns. Uma boa arquitetura, desenhada para se integrar através de API com essas plataformas, é o que torna real este princípio e poupa incómodos ao cidadão e trabalho à administração.

À medida ou produto de catálogo

Existem soluções de gestão de processos de catálogo, e para procedimentos padrão podem ser suficientes. Mas cada administração tem os seus próprios procedimentos, a sua legislação e os seus sistemas herdados, pelo que muitas vezes é necessária uma solução à medida ou um núcleo à medida sobre componentes comuns, que se adapte à realidade da organização e evite a dependência de um único fornecedor.

Na AxiomTech construímos soluções de gestão pública à medida, com processos eletrónicos, fluxos de trabalho e interoperabilidade, seguras e em conformidade com a legislação. Se quer uma administração mais ágil e transparente, falemos.